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Vortragsdauer: 45 Minuten. Zeitvorgaben dieser Art sind für eine ehemalige Kollegin von mir ganz offensichtlich ein Fremdwort. Sie überzieht IMMER! Steht ihr Name auf der Tagesordnung, kann man vorab 15 bis 20 Minuten auf die geplante Redezeit draufschlagen. Als ich sie nach einem Meeting auf ihr Zeitmanagement anspreche, kommt diese Antwort: „Auftrag vom Chef! Er will, dass ich länger spreche als es mir zusteht, damit ich mit meinem Thema präsent bin und in den Köpfen der Zuhörer hängen bleibe.“
Okaaaay! Das ist sicherlich eine Möglichkeit, um aufzufallen. Wenngleich eine ziemlich zweifelhafte. Denn im Normalfall werden Sie nicht gerade Begeisterungsstürme auslösen, wenn Sie Ihre Redezeit einfach mal so verlängern. Denn:
- Der Veranstalter steht unter Strom. Er hat die Tagesordnung vor Augen, die er möglichst reibungslos durchziehen möchte. Davon hängt der Erfolg der Sitzung oder der Tagung ab. Auch wenn in der Regel Pufferzeiten eingebaut sind, bringt eine ungeplante Überziehung den Ablauf gehörig durcheinander. Darum gehört bei vielen Veranstaltern das Einhalten der Redezeit zu den wichtigsten Qualitätsmerkmalen eines Vortrags.
- Die anderen Vortragenden möchten ihr Thema ebenfalls in voller Länge vorstellen. Gerade bei Veranstaltungen mit mehreren Referenten verursachen allerdings schon kleine Verzögerungen einen beachtlichen Staueffekt. Überziehen vier Redner jeweils nur um 10 Minuten, beißen den letzten die Hunde: Statt 45 Minuten Redezeit bleiben ihm plötzlich nur noch fünf. Fairness und Kollegialität sehen anders aus!
- Die Zuhörer wünschen sich Planbarkeit. Sie möchten pünktlich in die Pause, pünktlich zu Folgeterminen, pünktlich den Zug erreichen, … Wenn Sie als Redner nicht zur vorgesehenen Zeit zum Ende kommen, strapaziert das nicht nur die Geduld Ihres Publikums, sondern sorgt außerdem für Unruhe.
Dass Sie sich so ins eigene Knie schießen, liegt auf der Hand. Wie wollen Sie ein fulminantes Finale hinlegen, wenn die Leute schon dabei sind, ihre Sachen zu packen und der eine oder andere gar schon geht, bevor Sie fertig sind. Mal ganz davon abgesehen, dass Sie sicherlich nicht als „Laberbacke“ in Erinnerung bleiben wollen, die kein Ende findet.
Deshalb behalten Sie bitte die Zeit im Blick!
So klappt es mit dem pünktlichen Ende
- Ein gelungenes Timing beginnt bei der Vorbereitung. Informieren Sie sich unbedingt, wie lange Sie sprechen dürfen und passen Sie Ihre Inhalte dem gegebenen Zeitfenster an. Bereiten Sie nun Ihren Vortrag in inhaltlich abgeschlossenen Blöcken vor und überlegen Sie sich schon im Vorfeld, welchen Teil bzw. welche Beispiele oder Geschichten Sie bei Bedarf streichen können. So reagieren Sie souverän, wenn Sie Ihren Vortrag plötzlich straffen müssen, weil zum Beispiel Ihr Vorredner Ihnen Zeit geklaut hat.
- Sie machen zu Hause einen Probelauf. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass Sie in der Echtsituation ungefähr 20 Prozent mehr Zeit brauchen. Weil Sie warten, bis Sie die volle Aufmerksamkeit haben. Weil Sie beim Erklären weiter ausholen. Weil es zwischendurch Lacher gibt. Weil die Zuhörer Fragen stellen.
- Apropos Fragen: Die sind wichtig, weil sie den Dialog ankurbeln. Allerdings können sie auch das beste Zeitmanagement aus den Angeln heben. Falls Sie damit rechnen, dass größerer Diskussionsbedarf besteht, geben Sie Ihrem Publikum gleich zu Beginn Ihrer Präsentation einen Hinweis, dass die Fragerunde am Ende Ihrer Ausführungen ist. Zwischendurch werden nur kurze Verständnisfragen beantwortet. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Botschaft in einem Rutsch vorstellen und nicht am Ende der Zeit noch jede Menge Stoff übrig ist.
- Riskieren Sie ab und an einen Blick auf die Uhr, denn im Eifer des Gefechtes ist es gar nicht so leicht, den zeitlichen Überblick zu behalten. Aber bitte nicht auf Ihre Armbanduhr! Der mehr oder weniger verstohlene Blick auf das Handgelenk fühlt sich nicht gut an und lenkt das Publikum ab. Eleganter lösen Sie die Uhrenfrage zum Beispiel mit einem Digitalwecker, den Sie gut sichtbar auf dem Boden bzw. einem Ablagetisch platzieren. Oder bitten Sie einfach eine Vertrauensperson aus dem Publikum (idealerweise in der ersten Reihe), Ihnen Signale zu geben, wo Sie zeitmäßig stehen. Entweder via Zeichensprache oder mittels einer deutlich geschriebenen „Zeitnotiz“.
Sollten Sie jetzt sogar einmal zu früh fertig sein – keine Sorge! Ihre Zuhörer werden es zu schätzen wissen, dass Sie Ihre Botschaft kurz, knapp, knackig auf den Punkt gebracht haben … und Sie in positiver Erinnerung behalten.
