So war das nicht abgesprochen!

© Gitte Härter

Sie wurden als Referent zu einer Tagung, einem Meeting oder einem Kongress eingeladen. Kurz vor dem geplanten Termin schickt Ihnen der Veranstalter die finale Tagesordnung zur Info.

Sie stocken. Da tauchen plötzlich Dinge auf, die Sie gar nicht besprochen hatten: Vielleicht wurde Ihr Vortragstitel umformuliert, die Berufsbezeichnung falsch wiedergegeben oder im schlimmsten Fall gar inhaltliche Schwerpunkte verdreht.

All das wäre nicht so dramatisch, würde diese Einladung nicht auch schon längst bei Ihren Teilnehmern auf dem Schreibtisch liegen.

Was tun?

Klar, kleinere Fehlerteufel lassen sich souverän wegschmunzeln. Größere Schnitzer hingegen rücken Sie schnell mal in ein falsches Licht oder wecken unrealistische Erwartungen. Das kann Sie ordentlich unter Druck setzen und ein ungutes Gefühl im Bauch auslösen. Nicht gerade die besten Voraussetzungen für einen gelungenen Auftritt.

Eines vorneweg: Ihr Gastgeber macht das nicht, um Sie zu ärgern! Solche Ausrutscher passieren einfach. Weil die Einladung unter Zeitdruck entstanden ist, Informationen unterschiedlich bewertet wurden, ein Missverständnis vorliegt oder oder oder …. Und sie passieren meistens genau dann, wenn Sie sich als Redner darauf verlassen, dass schon alles stimmen wird, ohne sich weiter darum zu kümmern.

Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist

Jammern hilft nicht! Hat der Fehlerteufel zugeschlagen, lässt sich der „Schaden“ mit diesen Sofortmaßnahmen in Schach halten:

• Sie geben dem Veranstalter direkt ein Signal, welche Stellen für Sie nicht rund sind und bitten darum, diese zu korrigieren. So haben Sie die Chance, dass zumindest Handouts und Tischvorlagen noch richtig vorbereitet werden können.

• Wurden falsche Inhalte an die Teilnehmer kommuniziert, stellen Sie vorab klar, was Sie leisten und was nicht. Unter Umständen lässt sich der Lapsus dann am Tag der Veranstaltung durch den Moderator abfangen, indem er das Publikum vor Ihrem Auftritt in die richtige Richtung lenkt und Ihnen damit den Druck von den Schultern nimmt.

• Sie bleiben souverän! Auch wenn es ärgerlich ist, lassen Sie sich bitte niemals auf der Bühne über eine holprige Vorbereitung aus. Das bringt Sie nicht weiter und fällt letztendlich auf Sie zurück. Machen Sie sich Ihren Vortrag passend und konzentrieren Sie sich auf Ihre Botschaft. Denn das ist es, was zählt.

Von Anfang an gemeinsame Sache machen!

Um solche Zwischenfälle zu vermeiden, bereiten Sie die Einladung am besten zusammen mit dem Veranstalter vor. Diese drei Punkte helfen Ihnen, zu einem Ergebnis zu kommen, das beide Seiten glücklich macht:

• Sie stimmen den Vortragstitel gemeinsam ab. Manchmal muss eine neue Überschrift her, zum Beispiel wenn die Veranstaltung unter einem bestimmten Motto steht und die einzelnen Vorträge in die Gesamtstory eingebunden werden sollen. Behalten Sie dabei jedoch bitte das Ruder in der Hand! Der genaue Wortlaut Ihres Themas ist nicht nur Ihr Aushängeschild, sondern auch gleichzeitig ein Versprechen an Ihre potenziellen Zuhörer. Tauchen Formulierungen auf, mit denen Sie sich nicht identifizieren können, ist das mehr als unangenehm. Glauben Sie mir, ich habe ordentlich geschwitzt, als ich in der Bank einmal vor knapp 30 Vorständen unter dem Motto „Mit großen Schritten zum Erfolg …“ über ein sehr undankbares Produktthema sprechen musste.

• Sie schnüren Ihrem Auftraggeber ein kleines Infopaket, in das neben einem Foto Ihre Kurzvita gehört – mit den wichtigsten Eckdaten zu Ihrer Person, zum beruflichen Werdegang und Ihrem Thema. Kurz, knapp, auf den Punkt gebracht. Der Veranstalter kann sich direkt herauspicken, was er braucht und die Gefahr sinkt, dass sich Inhalte verselbstständigen. Abgesehen davon liefern Sie auch gleich noch genügend Stoff für die Anmoderation.

• Sie bitten darum, einen Blick auf die Einladung werfen zu dürfen, bevor diese verschickt wird. Das macht vor allem bei Veranstaltungen Sinn, bei denen Sie mit Ihrem Thema im Mittelpunkt stehen. Sie fürchten, kontrollierend oder übergriffig zu wirken? Das Ganze lässt sich ohne Geschmäckle einfädeln, indem Sie frühzeitig Kontakt zum Veranstalter aufnehmen und einfach höflich nachfragen, zum Beispiel: „Wie genau planen Sie denn, die Teilnehmer einzuladen?“ oder „Welche konkreten Informationen werden Sie schon vorab an das Publikum verschicken?“ So sind Sie im Gespräch und können im Fall der Fälle die eine oder andere Aussage gerade rücken.

Falls Ihnen das jetzt ein bisschen umständlich vorkommt, bitte denken Sie daran: Es lohnt sich, bei der Vorbereitung gezielt „mitzumischen“. Schließlich geht es um Ihren Auftritt … und der beginnt schon weit vor dem Tag X!