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45 Minuten für administrative Ankündigungen – das war der Rekord, den ich bislang erlebt habe. Viel zu lang! Selbst für den Start in ein zweitägiges Seminar.
Zugegeben, die organisatorischen Dinge sind wichtig für Ihr Publikum. Sie gehen auf die Grundbedürfnisse (Hunger, Pipi, kalt) Ihrer Teilnehmer ein, machen den Ablauf planbar und geben damit eine gewisse Sicherheit.
Gleichzeitig sind sie aber ganz schön langweilig, insbesondere wenn sie „geballt auftreten“. Und da kommt schnell so einiges zusammen:
- Infos zum Veranstaltungsort: Wo ist die Garderobe, die Toilette oder das Restaurant? Wie funktioniert das mit den Parktickets? In welchem Raum findet der Workshop statt? …
- Infos zum Gesamtablauf: Wann spricht welcher Referent? Welche Pausen sind vorgesehen? Wie lange dauert das Mittagessen? …
- Infos zur Gliederung des Vortrags: Welche Inhalte sind wann genau geplant?
- Infos zur Zusammenarbeit: Gibt es ein Handout? Sollen die Teilnehmer mitschreiben? Wann sind Fragen erlaubt? …
Bitte streichen Sie all das aus Ihrem Redeeinstieg. Denn die ersten drei bis fünf Minuten Ihres Auftritts dienen ausschließlich dazu,
⇒ auf Ihr Thema hinzuführen,
⇒ die Teilnehmer aufzurütteln,
⇒ eine Verbindung zwischen Ihnen und dem Publikum aufzubauen
⇒ und damit deutlich zu machen: Ja, es lohnt sich, mir zuzuhören!
Mit Pausenzeiten und Parkmodalitäten wird Ihnen das nur schwer gelingen. Deshalb steigen Sie lieber anders ein.
Elegante Alternativen, um die Informationen dennoch zu transportieren
Besonders charmant ist es natürlich, wenn ein Moderator als „Gastgeber“ durch den Tag führt. Kann er doch wunderbar die wichtigsten organisatorischen Punkte ansprechen, ohne damit eine Präsentation zu zerschießen. In der Regel gibt es diesen Luxus allerdings nur bei größeren Veranstaltungen.
Sie sind selbst gefragt? Dann gilt die Devise „kurz-knapp-knackig“ – Sie kommunizieren so viel wie nötig und so wenig wie möglich:
- Um den Zuhörern einen Überblick zu geben, wie der Tag abläuft, legen Sie am besten eine Tagesordnung bereit. Damit ist sofort klar, wer wann spricht und wie die Pausen geregelt sind. Besonders wichtige Eckdaten, die jeder im Blick haben sollte, können Sie außerdem auf einem Flipchart notieren und gut sichtbar im Raum positionieren.
- Hinweise zu den örtlichen Rahmenbedingen lassen Sie komplett weg. Gibt es eine ordentliche Beschilderung zum Restaurant und zum WC, brauchen Sie erst gar nicht erwähnen, dass die Zuhörer bitte über die Treppe in den zweiten Stock gehen und sich dann rechts halten sollen. ;-) Im Zweifelsfall können Sie ein Infoblatt (zum Beispiel mit einem Lageplan der Workshopräume) an die Teilnehmer verteilen und so dafür sorgen, dass jeder weiß, wo’s langgeht.
- Handout ja oder nein? Fragen jetzt oder später? Informationen rund um die Zusammenarbeit lassen sich wunderbar in Ihren Vortrag einbauen. Nachdem Sie einen überzeugenden Start hingelegt haben. Zum Beispiel mit einem kurze Hinweis à la „Die Folien, die Sie heute sehen, bekommen Sie im Nachgang als Handout.“ oder „Ich freue mich, wenn Sie Ihre Fragen notieren und wir dann am Ende gemeinsam diskutieren.“.
- Und bitte: Finger weg von detailgetreuen Schilderungen Ihrer Gliederungspunkte! „Zunächst werde ich Ihnen … zeigen. Dann habe ich … vorbereitet. Anschließend gehe ich auf … ein. Das Ganze endet mit einem Fazit.“ – Das ist, als ob Sie bei einem Krimi den Mörder und den Tathergang gleich am Anfang verraten. Ein echter Spannungskiller. Wenn Sie Ihr Thema in zwei bis drei Sätzen umreißen (Um was geht es heute? Was können die Zuhörer erwarten?), sorgen Sie für den nötigen Überblick und machen Ihre Teilnehmer automatisch neugierig auf das, was kommt.
Sie müssen sich anfangs das eine oder andere Mal auf die Zunge beißen, um nicht doch über organisatorische Details zu plaudern? Dann denken Sie bitte daran: Ihre Vortragszeit ist dafür viel zu kostbar.
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