Jede Menge Präsentationen im Businesskontext sind vor allem eines: voll gepackt mit zu vielen und zu dicht beschriebenen Folien.
Selbst wenn es den meisten Rednern völlig klar ist, dass sie mit diesen Folienschlachten das Publikum ganz schön ermüden, greifen sie immer wieder darauf zurück:
- Sie wollen Zeit sparen. Schließlich geht es deutlich schneller, ein paar Folien zusammenzuschieben als sich wirklich intensiv mit dem Vortrag zu beschäftigen.
- Sie brauchen PowerPoint, um sich Folie für Folie durch ihr Thema zu hangeln und fühlen sich ohne diesen roten Faden ziemlich aufgeschmissen.
- Sie möchten Ihren Zuhörern ein Handout mitgeben, das sich auch ein paar Wochen nach dem Vortrag noch selbst erklärt.
Diese sehr praktischen Gründe sind mehr als verständlich. Dennoch werden Sie Ihr Publikum mit einer überladenen Präsentation nur schwer begeistern können – verleitet sie doch fast automatisch zu einer „Vorlesestunde“, die einen echten Austausch zwischen Redner und Publikum nahezu unmöglich macht.
Deshalb: Stellen Sie im Vorfeld Ihres Vortrags ruhig einen ausführlichen Foliensatz zusammen, nutzen Sie ihn in ausgedruckter Form als Spickzettel und geben Sie ihn gerne Ihren Zuhörern als Nachschlagewerk mit. Aber bitte zeigen Sie ihn nicht, zumindest nicht komplett!
Feinschliff in 5 Schritten
Sie wollen Ihre Teilnehmer wirklich für sich zu gewinnen? Dann lohnt es sich, vor Ihrem Auftritt noch einmal Hand anzulegen, um aus einer Foliensammlung eine publikumswirksame Präsentation zu machen:
1. Ausmisten! Ihre Zuhörerschaft kann Informationen nur in einer begrenzten Menge aufnehmen. Daher macht es Sinn, sich auf das wirklich Notwendige zu beschränken und Seite für Seite zu prüfen: „Brauche ich diese Folie wirklich, um mein Ziel zu erreichen?“ Ist das nicht der Fall, heißt es: raus damit! Denn alles, was Sie streichen, lässt das stärker wirken, was übrig bleibt.
2. Folienalternativen prüfen! Nach der ersten inhaltlichen „Abspeckrunde“ gilt es zu schauen, an welchen Stellen Sie Ihren Vortrag noch abwechslungsreicher gestalten können. Vielleicht lässt sich eine PowerPoint-Grafik ohne großen Aufwand am Flipchart skizzieren. Oder Sie nutzen einen Gegenstand, um einen Aspekt im wahrsten Sinne des Wortes greifbar zu machen. Möglicherweise gibt es eine Chance, Inhalte gemeinsam mit dem Publikum zu erarbeiten oder eine interaktive Übung einzubauen. Schon mit ein bisschen Fantasie peppen Sie nicht nur Ihre Präsentation auf, sondern dämmen auch gleich die Folienzahl noch weiter ein.
3. Bilder nutzen! Jetzt geht es darum, Ihrem reduzierten Foliensatz Leben einzuhauchen. Am einfachsten gelingt Ihnen das mit bewusst ausgewählten Bildern und Fotos. Ob eigener Schnappschuss, eigenhändig entworfene Bilder und Skizzen oder auch ein gekauftes Stockfoto (bitte möglichst nicht die gelackten Hochglanzbilder, an denen sich schon alle sattgesehen haben) – eine passende Visualisierung ist ein Hingucker und hilft Ihnen, Ihre Aussagen wirkungsvoll zu untermauern. Sie vermeiden „betreutes Lesen“ und bleiben so wirklich in Erinnerung!
4. Folienlayout überarbeiten! Richtig gut wirkt Ihre Präsentation nur dann, wenn Ihre Folien ansprechend gestaltet sind. Abgesehen von lesefreundlichen Schriften und Farben bedeutet das, dass Sie für einen knackigen, übersichtlichen Aufbau der einzelnen Seiten sorgen. Sie möchten den Blick Ihrer Zuhörer auf das Wesentliche lenken? Dann packen Sie auch nur das auf die Folie, was wirklich nötig ist und lenken Ihr Publikum nicht durch jede Menge „Zusatzgedöns“ in den Kopf- und Fußzeilen ab. Auch wenn’s schwer fällt: Diese 5 Punkte können Sie getrost von jeder PowerPoint-Folie streichen. ;-)
5. Choreografie entwickeln! Ein schlanker Foliensatz, Medienwechsel, passende Visualisierungen … alles in allem beste Voraussetzungen für einen mitreißenden Auftritt. Dennoch lauern im Umgang mit den vorbereiteten PowerPoint-Folien Stolpersteine, die Ihnen ordentlich Wirkung rauben können. Damit Ihr Vortrag nach Plan verläuft, lohnt es sich nun, die Präsentation noch mal ganz bewusst durchzugehen und zu überlegen, was Sie wann genau sagen möchten und wie Sie die Zuhörerschaft durch Ihr Thema führen. Je klarer Sie den Ablauf vor Augen haben, desto sicherer und überzeugender werden Sie auftreten.
Keine Frage, diese „Extraschleifen“ kosten Zeit und Hirnschmalz. Aber Sie werden sehen, Ihr Einsatz lohnt sich! Denn gelingt es Ihnen erst einmal, Ihre Zuhörer mit einer wohl überlegten Präsentation zu fesseln, werden diese direkt offener für Ihre Botschaft sein. Abgesehen davon, dass Sie selbst auch viel mehr Freude an Ihrem Auftritt haben.