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Die Stadthalle einer Kleinstadt ist gut gefüllt. 400 Gäste sitzen gespannt auf ihren Plätzen. Nur einer fehlt – der Referent. Zwei Minuten vor Veranstaltungsbeginn betritt er den Raum.
Auch wenn ich den Mann in diesem Augenblick insgeheim für seine zumindest äußere Gelassenheit bewundere, als Rednerin sind solche Last-Minute-Aktionen überhaupt nicht mein Ding!
Freilich gibt es Tage, an denen sich selbst ein großzügiger Zeitpuffer schon mal in nichts auflöst: Da stapelt sich die Arbeit bis kurz vor knapp, öffentliche Verkehrsmittel lassen auf sich warten, ein Stau bremst Sie aus oder …
So gut es geht, versuche ich allerdings, Anreisestress und Endzeithektik zu vermeiden. Ich bin gerne mit ein bisschen zeitlichem Vorlauf vor Ort – in der Regel ca. 45 bis 60 Minuten, bevor die Veranstaltung losgeht. Schließlich bleibt so genügend Zeit, um …
- … mit der neuen Umgebung warm zu werden: Wenn Sie rechtzeitig da sind, können Sie den Ort des Geschehens schon mal wahrnehmen und auf sich wirken lassen. Wie groß ist der Raum? Wie sind die Stühle gestellt? Wie ist die Atmosphäre? Außerdem haben Sie jetzt noch Gelegenheit, sich Ihre eigene Spielwiese zu schaffen und die Bühne so zu gestalten, dass sie für Sie stimmig ist. Je vertrauter Sie mit den Räumlichkeiten sind und je wohler Sie sich fühlen, desto besser können Sie reden.
- … die Technik zu überprüfen: Ganz gleich, ob Sie gemeinsam mit dem Techniker einen Soundcheck machen oder noch mal durch Ihre Folien klicken – diese Testläufe sind wichtig für einen gelungenen Auftritt und geben Ihnen eine Extraportion Sicherheit. Schauen Ihnen dabei nicht schon die ersten Zuschauer auf die Finger, ist das Ganze außerdem gleich viel entspannter für Sie.
- ... sich in Ruhe auf Ihren Vortrag einzustimmen: Bei einer Präsentation geht es immer darum, als Mensch präsent zu sein. Abgehetzt und voller Adrenalin ist das allerdings schwer! Wie schön, wenn Sie jetzt noch ein wenig Zeit haben, um zum Beispiel bei einem kleinen Spaziergang das Hirn durchpusten zu lassen, ein paar Atem- oder Stimmübungen zu machen oder Ihre Lieblingsmusik zu hören. Erlaubt ist alles, was Ihnen gut tut und hilft, auf den Punkt da zu sein.
- … schon mal mit Ihren Zuhörern zu plaudern: Sobald die ersten Teilnehmer eintreffen, kann es sehr befreiend sein, mit dem einen oder anderen ein bisschen zu plaudern. Das hilft Ihnen, ein Gefühl für die Stimmung Ihrer Zuhörerschaft zu bekommen, mögliche Berührungsängste abzubauen und von Anfang an ein Wir-Gefühl zu schaffen.
- … Vorredner zu erleben: Falls Sie nicht der einzige Referent sind, lohnt es sich, auch die Präsentationen vor Ihnen anzuhören. Natürlich ist es oft nicht möglich, einen ganzen Tag in einer Tagung zu sitzen und darauf zu warten, dass Sie an der Reihe sind. Aber vielleicht nehmen Sie zumindest zwei oder drei Vorträge mit. So wissen Sie, was gesagt wurde, können Bezug nehmen und vermeiden Doppelungen. Beste Voraussetzungen für einen runden Auftritt!
Um entspannt anzukommen und sich optimal auf Ihren Vortrag einzustimmen, planen Sie also ruhig einen ausreichenden Zeitpuffer ein. Am besten notieren Sie diesen auch direkt in Ihrem Kalender! Adrenalin haben Sie ja am Tag X ohnehin schon zur Genüge im Körper, da braucht es keinen zusätzlichen Schub durch Last-Minute-Hektik. ;-)
